Każdemu pracownikowi pozostającemu w stosunku pracy należy się urlop wypoczynkowy, który może wykorzystać w ciągu danego roku. Natomiast w momencie wygaśnięcia lub rozwiązania umowy, gdy część bądź całość dni urlopowych nie została wykorzystana, pracownikowi przysługuje prawo do ubiegania się o ekwiwalent pieniężny. Pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent urlopowy, chyba, że obydwie strony stosunku o pracę ustanowią wykorzystanie urlopu w czasie trwania kolejnej umowy zawartej z tym samym pracodawcą po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy.
Obliczenie należnego ekwiwalentu jest bardzo proste, wystarczy znać wysokość współczynnika urlopowego, który obowiązuje w danym roku.
Jego wartość zostaje ustalona na podstawie liczby dni wolnych w danym roku (niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym wymiarze pracy) odjętych od liczby dni w roku kalendarzowym, a następnie podzielnych przez 12.
Dla 2018 roku współczynnik ten wynosi 20,92 dla pełnego etatu i został wyliczony następująco: (365 dni – 52 niedziele – 52 soboty – 10 dni świątecznych) : 12 = 20,92.
W przypadku niepełnego etatu powyższą wartość należy pomnożyć przez wymiar etatu, np. dla pół etatu: 20,92 x 1/2 = 10,46.
Zasady i sposób wyliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w kwestii szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Poniżej przedstawiono, jak obliczyć ekwiwalent za urlop.
Wyliczenia należy zacząć od ustalenia podstawy, która składa się ze stałego miesięcznego wynagrodzenia brutto, średniej składników przyznawanych miesięcznie w okresie ostatnich 3 miesięcy oraz średniej za okresy dłuższe niż miesiąc, przyznawanych w ciągu ostatnich 12 miesięcy.
Na przykład:
Podstawa obliczenia: 2 250zł brutto
Wymiar pracy: pełny etat (5 dni x 8 godzin)
Niewykorzystany urlop: 2 dni (2 x 8 = 16 godzin)
Współczynnik urlopowy: 20,92
Krok 1.
Wynagrodzenie przysługujące za pełny dzień niewykorzystanego urlopu:
2 250 zł / 20,92 = 107,55 zł
Krok 2.
Stawka godzinowa urlopu:
107,55 zł / 8 = 13,44 zł
Krok 3.
Należny ekwiwalent za niewykorzystanie dni urlopu:
13,44 zł x 16 = 215,04 zł
Tak obliczoną kwotę za niewykorzystany urlop otrzyma pracownik, natomiast pracodawca dodatkowo musi się od tej kwoty odprowadzić odpowiednie składki.
